9.1.2023

Följderna av ett hostande administrativt maskineri

Jag har arbetat som anställd och förtroendeperson vid olika organisationer – vid flera läroanstalter, för staden och kommunen och för åtskilliga föreningar. Och så som vi alla, har jag naturligtvis också skaffat mig erfarenhet som medborgare och läst i tidningar om olika reformer, såsom social- och hälsovårdsreformen. Vid många möten där jag deltagit har man planerat och behandlat reformer. Vad är centralt i en reform och hur borde den genomföras? Det har jag varit med och funderat på, och det behandlar jag också i denna text.

När man planerar en reform måste man hitta på motiveringar till den. Även om man har hittat på motiveringar är det också alltid möjligt att hitta motiveringar till att låta bli att genomföra reformen. Vid planeringen handlar man ännu på språkets nivå (se Nissi, 2018). Om förändringen inte är nödvändig och man med säkerhet inte vet om den har önskad effekt, kan det vara bättre att låta bli att genomföra reformen. Då räcker det med att hitta på motiveringar (även) till detta. När man hittat på motiveringarna kan man låta frågan marinera i lugn och ro.

En förändring sker genom ett beslut, och förändringen kan leda organisationen – eller egentligen vilken grupp som helst – endera i en bättre eller en sämre riktning. Det väsentliga verkar vara att när en sak förändras följer nya förändringar. Om beslutet föregås av en omsorgsfull planering hinner man förbereda sig på frågorna. Om inte, sker även förändringen förhastat. Att handla på ett mer genomtänkt sätt har sina sidor särskilt när man rör sig på starkt byråkratiska organisationers område.

De som fattar beslut om förändringar borde ha förståelse för hur förändringen ska genomföras i praktiken inom administrationen: vilka som genomför den och genom hurdana processer. Om processen måste man veta till exempel hur och på vilket sätt man ska börja sköta de frågor som ska ändras, vilka skeden processen omfattar samt vilka lagar och regelverk samt anvisningar i den egna organisationen som de är bundna till. Ofta vet man vilka förändringen slutligen påverkar i praktiken, men man förstår inte alltid beredningsarbetet för den administrativa nivån. Även den så kallade slutanvändargruppen, såsom universitetslärarna, utför ofta ett administrativt arbete när de planerar beskrivningarna av studieperioderna och för in dem i systemen.

Genom att känna till förändringsprocessen kan förändringen genomföras så att inledningsdatumet slås fast i samband med beslutet i frågan. Det här innebär att det administrativa maskineriet hinner behandla frågan färdigt innan förändringen inleds i praktiken. På så sätt torde administrationen kunna utföra sitt arbete i fred och även utbildningen av slutanvändarna och kommunikationen kan genomföras i lugn takt.

Heli Katajamäki

ordförande för YLL-sektionen

OAJ Österbotten

Källa: Nissi, Riikka (2018). Palvelurakennemuutoksen diskurssit. Erikoissanaston käyttö kaupunkiorganisaation suunnittelukokouksissa. Virittäjä 1/2018, s. 79–109. https://doi.org/10.23982/vir.58988